Pocas cosas son tan clásicas como “poner la casa en orden” al inicio del año. Se revisan presupuestos, contratos, proveedores… pero muchas veces se deja fuera algo que pesa muchísimo en la operación diaria: el inventario de dispositivos. Laptops que nadie sabe de quién son, equipos guardados “por si algún día se usan”, máquinas viejas en manos de usuarios críticos, facturas en un lado y series en otro… y TI tratando de administrar el caos con hojas de cálculo heroicas.
El primer trimestre es el momento perfecto para cambiar esa historia y dar un golpe de timón hacia una gestión del ciclo de vida de dispositivos más profesional, apoyada en gestión de activos TI y, por supuesto, en unified endpoint management. No se trata de reinventar todo, sino de aplicar orden de toda la vida… a un parque de dispositivos cada vez más complejo.
¿Por qué el inicio de año es clave para ordenar tus dispositivos?
Arrancar el año con el inventario enredado tiene efectos muy concretos:
- No sabes exactamente cuántos equipos tienes ni dónde están.
- Es difícil justificar renovaciones o compras ante Finanzas.
- La experiencia de los usuarios es desigual (unos con equipos recientes, otros con “reliquias”).
- La seguridad se complica: dispositivos fuera de control, sin políticas ni parches.
En cambio, si aprovechas el primer trimestre para ordenar:
- Puedes planear mejor la renovación de equipos de cómputo durante el año.
- Tienes argumentos sólidos para pedir presupuesto.
- Reduces sorpresas (“no sabíamos que seguía en producción ese servidor/PC”).
- Te preparas para administrar mejor tus end user services el resto de 2026.
Es el mismo principio de siempre: inventario primero, decisiones después.
¿Qué es realmente la gestión del ciclo de vida de dispositivos?
La gestión del ciclo de vida de dispositivos no es un término bonito para presentaciones; es una forma de trabajo:
- Planear qué se compra, para quién y con qué estándar.
- Registrar y configurar correctamente cada equipo al inicio.
- Operar y dar soporte durante su vida útil (actualizaciones, incidencias, rendimiento).
- Renovar o reasignar según criterios claros.
- Retirar y dar de baja de forma segura (borrado de información, reciclaje).
Cuando esto no existe, los dispositivos “nacen” cuando alguien los pide y “mueren” cuando dejan de prender. Todo el tramo intermedio se llena de suposiciones, dolores de cabeza y pérdida de dinero.
El primer trimestre es ideal para revisar en qué estado estás en cada etapa y empezar a cerrar brechas.
Paso 1: Tener un inventario confiable (y dejar atrás el Excel sufriente)
No hay gestión de activos TI sin inventario. Así de simple. Pero inventario de verdad, no solo una lista vieja que nadie actualiza.
1. Centraliza la información
Reúne datos desde:
- Facturas y registros de compras.
- Almacén y bienes patrimoniales.
- Herramientas de monitoreo y unified endpoint management (si ya las tienes).
- La realidad: lo que el equipo de soporte ve en campo.
Tu objetivo es crear una base unificada que responda a:
- ¿Qué equipo es?
- ¿Quién lo usa?
- ¿Dónde está?
- ¿Desde cuándo?
- ¿En qué estado está?
2. Depura y corrige
Seguro encontrarás:
- Equipos duplicados.
- Series mal capturadas.
- Dispositivos que nadie reconoce.
Aquí entra el trabajo clásico: depurar, corregir, etiquetar. Es mejor reconocer errores ahora que seguir tomando decisiones con datos chuecos.
3. Clasifica tu parque de dispositivos
Agrupa por:
- Tipo (laptop, desktop, tablet, móvil, thin client).
- Perfil de usuario (operativo, administrativo, ejecutivo, desarrollo, campo, etc.).
- Edad del equipo (años de uso).
- Estado (en uso, en reserva, dañado, dado de baja).
Con esto ya empiezas a ver patrones: dónde se concentra el parque más obsoleto, quién sufre más por equipos viejos, qué tanto stock guardado realmente sirve.
Paso 2: Estandarizar equipos y perfiles de usuario
Ordenar inventario sin estandarizar es como ordenar una bodega llena de cosas que nunca deberías haber guardado.
La estandarización te ayuda a:
- Simplificar soporte.
- Facilitar compras.
- Hacer más justa la distribución de recursos.
1. Define perfiles de usuario
Por ejemplo:
- Perfil operativo: equipo robusto, pero simple; tareas específicas, pocas apps.
- Perfil administrativo: uso intensivo de ofimática, correo, sistemas de gestión.
- Perfil ejecutivo: movilidad, videoconferencia, buena batería.
- Perfil técnico/desarrollo: alto rendimiento, más memoria, almacenamiento rápido.
2. Asocia modelos recomendados a cada perfil
No se trata de un modelo por persona, sino de 2–3 opciones por perfil, máximo. Eso facilita:
- Compras por volumen.
- Refacciones y mantenimiento.
- Soporte remoto y plantillas de configuración.
Esta estandarización es oro puro para tu unified endpoint management, porque reduce combinaciones raras y escenarios “exóticos” que cuestan tiempo.
Paso 3: Apoyarte en unified endpoint management para mantener el orden
Un inventario capturado a mano se envejece rápido. Para que el orden dure más de un trimestre, necesitas ayuda tecnológica: aquí entra unified endpoint management (UEM).
Con una buena solución de UEM puedes:
- Ver qué dispositivos están conectados y en uso.
- Saber qué sistema operativo y qué versiones tienen.
- Empujar parches, configuraciones y aplicaciones de forma centralizada.
- Vincular cada equipo con un usuario y un área.
Beneficios prácticos en el primer trimestre
- Validar tu inventario: lo que el UEM ve vs lo que tu lista dice.
- Detectar dispositivos “fantasma” o que no se conectan hace meses.
- Ubicar equipos con versiones críticas de sistema operativo o software.
El UEM se convierte en la vista viva de tu parque de dispositivos, mientras el inventario maestro conserva la parte administrativa (compra, costo, garantía, etc.).
Paso 4: Plan de renovaciones y reasignaciones para 2026
Con el inventario ordenado y visibilidad técnica, puedes atacar una de las preguntas más peleadas con Finanzas: ¿qué hay que renovar y por qué?
1. Define criterios de renovación
Por ejemplo:
- Edad del equipo (3–4 años para laptops, según uso).
- Perfil de usuario (algunos perfiles no pueden tolerar equipos lentos).
- Costo de reparación vs costo de reemplazo.
- Problemas recurrentes asociados al equipo.
2. Identifica candidatos a reasignación
No todo equipo viejo tiene que salir de inmediato. Algunos pueden:
- Pasar de un perfil exigente (ejecutivo, desarrollo) a uno menos demandante.
- Usarse como reserva ante fallas.
La gestión del ciclo de vida de dispositivos no es tirar por tirar, sino exprimir bien la vida útil, pero con orden.
3. Arma un calendario de renovación
En lugar de vivir a base de compras de emergencia, define un plan:
- Qué porcentaje de equipos renovarás en 2026.
- En qué trimestres, para no saturar operación ni presupuesto.
- Qué modelos y estándares aplicarás a partir de ahora.
Con ese plan, tu conversación con Finanzas pasa de “necesito laptops porque ya no sirven” a “este es el plan de renovación por etapas, con impacto y riesgos claros”.
Paso 5: Integrar la gestión de activos TI con el service desk
La gestión de dispositivos no puede vivir en una isla. Tu gestión de activos TI debe conectarse con el service desk y con tus end user services.
1. Vincular tickets con activos
Cada vez que se abra un ticket, deberías poder ver:
- Qué equipo está involucrado.
- Historial de incidentes de ese dispositivo.
- Datos técnicos relevantes (modelo, antigüedad, sistema operativo).
Eso permite:
- Detectar equipos problemáticos (demasiadas fallas).
- Justificar reemplazos con evidencia (“este equipo ha generado X tickets en un año”).
2. Usar datos del service desk para ajustar tu estrategia
Si ciertos modelos o configuraciones producen muchos incidentes, eso influye en:
- Estándares de compra.
- Políticas de actualización.
- Decisiones de renovar o dar de baja.
De nuevo, es la disciplina de siempre: dato, análisis, ajuste. Solo que ahora aplicada a tus endpoints.
¿Cómo saber si tu esfuerzo del primer trimestre está funcionando?
Al final del Q1 deberías poder responder, con tranquilidad:
- ¿Cuántos dispositivos tengo, dónde están y quién los usa?
- ¿Qué porcentaje de mi parque tiene más de X años?
- ¿Qué equipos son candidatos a renovación o reasignación?
- ¿Cuántos incidentes están asociados a problemas de hardware viejos?
- ¿Qué tanto me ayuda ya mi solución de unified endpoint management a mantener actualizado el inventario?
Si hoy esas respuestas eran “más o menos” y al cierre del trimestre ya se vuelven números concretos, vas por buen camino.
Conclusión: empezar el año poniendo orden donde más se nota
Ordenar el inventario de dispositivos en el primer trimestre no es un capricho; es una forma muy tradicional y muy sensata de cuidar el dinero, la operación y la experiencia del usuario.
Con una buena gestión del ciclo de vida de dispositivos, apoyada en gestión de activos TI y unified endpoint management, tu área de TI deja de adivinar cuántos equipos hay, quién los tiene y cuánto más van a aguantar. Y el negocio deja de sufrir por laptops lentas, equipos obsoletos y compras de último minuto.
Si quieres dar ese paso y convertir tu parque de dispositivos en algo controlado, medible y planificado, Kenos by Scanda, marca de Grupo Scanda, puede acompañarte. Podemos ayudarte a:
- Diagnosticar el estado actual de tu inventario y tus procesos.
- Implementar o mejorar tu estrategia de gestión del ciclo de vida de dispositivos.
- Desplegar y aprovechar una solución de unified endpoint management que realmente se use.
- Diseñar un plan de renovación y reasignación que haga sentido para tu operación y tu presupuesto.
La idea es simple: que cada dispositivo esté donde debe, con quien debe, en el momento adecuado… y que TI tenga el control en cada etapa de su vida útil.
