La automatización de tareas repetitivas tiene una importancia incuestionable. Además de agilizar los procesos, las fases de trabajo automatizadas permiten un ahorro considerable de esfuerzo, lo que redunda en una mayor producción.
No obstante, la ventaja más atractiva de la automatización de procesos frecuentes es que posibilita el ahorro de dinero. Sí, así como lees. Automatizar las tareas repetitivas reduce los gastos, incluso aquellos destinados a la mesa de ayuda. ¿Cómo es posible? ¿Qué tareas u operaciones de soporte se pueden automatizar y cuál es la influencia económica de esta automatización?
¿Cómo se manifiesta la automatización de tareas repetitivas en la mesa de ayuda?
Al hablar de automatización de tareas repetitivas en el sector de help desk nos referimos al procesamiento automático de operaciones de soporte técnico de nivel uno. Esto implica, entre otras cosas, la recepción de dudas, así como su gestión y resolución. En otras palabras, la automatización de tareas de una mesa de ayuda simplifica los siguientes procesos:
- Creación y tratamiento de tickets de soporte
- Clasificación de los tickets por orden de prioridad
- Creación de respuestas a preguntas frecuentas y su inclusión en diversos medios de atención al cliente.
- Creación de chatbots o portales de interacción basados en IA
- Inclusión de sistemas IVR en las llamadas telefónicas
- Envío de notificaciones de actualización de solicitudes
- Transferencia de llamadas y asignación automática
- Desarrollo de opciones de autoservicio
Como ves, todas estas tareas pueden ser llevadas a cabo de manera automática con los softwares correctos. De este modo, no solo se agilizan ciertas operaciones y se ahorran gastos, sino que se les permite a los trabajadores concentrarse en actividades más difíciles.
¿Cómo la automatización de tareas repetitivas en la mesa de servicio facilita el ahorro de dinero a mediano plazo?
Como verás a continuación, todo son ventajas con la automatización de tareas repetitivas. En especial, en lo que se refiere al ahorro de dinero; esto lo hace de varias maneras.
Al evitar otorgar citas presenciales y por llamada telefónica
La influencia positiva de la automatización en los ahorros se observa en el modo en el que se ofrece el servicio al cliente. Quienes automatizan los procesos de soporte al cliente resaltan la reducción de los gastos antes destinados a la atención por telefonía y a la planificación de visitas presenciales.
Al reducir la planta de personal
Delegar las tareas sencillas de soporte a la inteligencia artificial evita que tengas que contratar personal adicional. Esto te permitirá economizar, ya que podrás ahorrar el dinero de la capacitación y el de los salarios.
Gracias a la automatización, puedes conformar un help desk con pocos empleados, dedicados a tareas de mayor dificultad. Mientras tanto, el soporte tipo uno será resuelto gracias a los procesos automatizados.
Al disminuir la frecuencia de errores
Es suficientemente conocida la frecuencia y cantidad de errores que trae consigo el trabajo manual repetitivo. Los empleados son susceptibles de equivocarse y las probabilidades de fallo se incrementan cuando los trabajadores están laboralmente sobrecargados. La solución de errores, muchas veces, implica un gasto adicional que puede ser ahorrado si se reduce la frecuencia de los fallos.
Otros beneficios económicos de la automatización de tareas en el help desk
Garantiza la fidelidad del cliente
Cometer menos errores, como sabes, redunda positivamente en la imagen y reputación de la empresa. Esto, a la vez, atrae a nuevos clientes y garantiza la fidelidad de los antiguos, lo que significa un incremento productivo y económico.
Permite la concentración en tareas de mayor importancia
No hay duda de que muchas tareas de ayuda al cliente exigen mucho tiempo. Esto se debe no tanto a su nivel de dificultad como a su concurrencia y alto volumen.
La automatización de la resolución de preguntas, la recepción de demandas y la actualización de información permite, por eso, ahorrar tiempo de valor. El tiempo ahorrado puede ser empleado en tareas más lucrativas a mediano plazo.
¿Por qué es recomendable automatizar la mesa de ayuda de mi empresa o negocio?
Si quieres resultados importantes, considera la automatización de tareas repetitivas en la mesa de ayuda. Si bien es cierto que gastarás dinero instalando tecnologías y softwares, es mucho más lo que ahorrarás a mediano plazo.
Piensa en que no tendrás que conformar una planta de personal excesivamente numerosa ni costear los gastos por errores y pérdidas. Tampoco será necesario resolver asuntos simples mediante frecuentes llamadas telefónicas. Todo esto, como has visto, permitirá que ahorres dinero o que lo inviertas en el desarrollo de tu negocio.
