La principal tendencia actual en las empresas consiste en la digitalización de sus procesos mediante sistemas informáticos cada vez más eficientes, pero la tecnología no solo moderniza y expande el alcance del negocio hacia nuevas redes de comunicación, influencias y clientes, sino que también simplifica cada fase y etapa del proceso de generación de servicios, productos y valor agregado en cuanto al conocimiento invertido en el negocio.
La gran ventaja de implementar las tecnologías de la información (TI) en la dinámica diaria de trabajo es que permite mejorar la productividad a partir de una mejor capacitación y afinación de los conocimientos que los operadores (empleados) poseen previamente, pero ahora con el importantísimo complemento de la tecnología como herramienta de búsqueda, diagnóstico, clasificación, y segmentación.
Pero, ¿cómo puedes realmente lograr que la operatividad de tu negocio sea más simple mediante la adopción de nuevos elementos tecnológicos, ya sea dispositivos o sistemas informáticos?
- Mejora la eficiencia de los procesos
Uno de los factores clave en los que la tecnología puede afectar la productividad es mediante la simplificación de procesos, automatizando las tareas repetitivas o haciendo más rápida la comunicación por ejemplo, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más importantes.
- Genera más colaboración y comunicación
El nivel de hiperconexión que se ha conseguido en la actualidad permite una más rápida y eficiente comunicación dentro de la empresa, mejorando exponencialmente la capacidad de colaboración interna hasta el punto en que incluso se ha implementado la novedad de una red de chats internos entre los distintos departamentos para agilizar y dinamizar la comunicación en el traspaso de tareas o solicitudes de soporte en cualquier aspecto del proceso de ejecución de cada función o rol por servicio de la organización.
Actualmente es posible que dentro de una empresa con un gran número de empleados, todos ellos estén conectados entre sí, independientemente de la jerarquía interna y puedan colaborar en proyectos, compartir información, etc.
- Controla los costes
Con la mejora y simplificación de los procesos internos llega inevitablemente una reducción de los costes, pero la tecnología nos permite además llevar un control mucho más exhaustivo de los mismos a todos los niveles, lo que nos permite detectar problemas y actuar en las áreas de la compañía que resultan menos eficientes. Esto se logra mediante la aplicación de un sistema de métricas y estadísticas que haga una evaluación de los niveles de inversión equilibrados y proporcionales para cada área de con ese requerimiento.
- Aumenta la seguridad
La seguridad, a todos los niveles, es una pieza calve de la productividad de las empresas y la tecnología es fundamental para evitar lo que puede suponer importantes amenazas, no solo para la productividad sino para la continuidad de la misma. Entonces, los softwares vinculados a la nube facilitan la transferencia de información a una plataforma “cloud” con toda la base de datos clave para los planes de ejecución, distribución y promoción de los productos o servicios de la empresa.
En este aspecto, existen herramientas de tecnología de la información y la comunicación muy sencillas que nos permiten almacenar archivos, manejar el correo electrónico o gestionar nuestra agenda. Además de Amazon Web Services, Google Cloud y Microsoft Azure, estas son algunas de las más conocidas:
Para la gestión de proyectos, existen herramientas que almacenan amplias cantidades de información de manera organizada, e incluso mucho mejor que cualquier archivo físico o expediente digital tradicional en los documentos del ordenador. Las más conocidas son:
- Basecamp
- TeamWork
- Asana
- Evernote
- GanttProject
- Trello
