El análisis de impacto tiene un papel fundamental en el manejo de situaciones adversas que puedan poner en riesgo la continuidad de una organización. Gracias a él, podemos desarrollar planes de contingencia que garanticen una rápida recuperación y puesta en marcha de las operaciones después del evento.
Si quieres saber qué es, que se obtiene y cuál es la importancia del análisis de impacto, este artículo es para ti.
¿Qué es un análisis de impacto?
Un análisis de impacto es una evaluación estructurada que permite a las empresas determinar las consecuencias de una interrupción de sus operaciones. Estas interrupciones pueden tener varias causas como desastres naturales, ataques a la seguridad, accidentes, pérdidas de energía y muchas más.
Una vez que conocemos el impacto que puede tener cada riesgo, podemos diseñar planes de contingencia para minimizar sus efectos en el proceso productivo. La diferencia entre un análisis de riesgo y un análisis de impacto, es que este determina cómo es afectada la productividad por los eventos imprevistos.
¿Qué podemos conseguir con un análisis de impacto?
Un análisis de impacto ayuda a identificar cada uno de los procesos de una empresa y lo que pasaría si estos fueran interrumpidos. Con esta información, podemos establecer planes y prioridades que garanticen una rápida recuperación y puesta en marcha del negocio, minimizando las pérdidas ocasionadas.
De esta forma, en lugar de improvisar al momento de producirse la interrupción, podemos seguir un plan preestablecido basado en decisiones informadas. Esto hará que las medidas tomadas sean más efectivas, ya que fueron analizadas conscientemente y no son producto de decisiones aleatorias o desesperadas.
Otra de las ventajas que nos ofrece un análisis de impacto es que podemos priorizar las respuestas para cada proceso involucrado. Esto nos permite concentrar los recursos en donde más se necesite para luego dedicarnos a aquellos procesos que por su naturaleza pueden esperar.
Fases del análisis de impacto empresarial
Para elaborar un análisis de impacto se deben cumplir cuatro etapas: planificación, recopilación de datos, análisis y elaboración de planes de contingencia e implementación. A continuación, describiremos brevemente cada una de estas etapas.
Planificación
Es una etapa de preparación en la que se define la forma en la que se hará el análisis de impacto. Durante la planificación se forman los equipos responsables, los procesos que se van a analizar, la metodología utilizada y cómo se guardará la información recopilada.
Recopilación de datos
Una vez que has terminado con la planificación, llega el momento de recopilar toda la información relevante de los procesos que vas a analizar. Aunque existen muchas formas de hacerlo, las herramientas de recopilación más usadas son los cuestionarios y las entrevistas personales.
Es muy importante conseguir la mayor cantidad de datos posibles como:
- Nombre del proceso.
- Descripción detallada de todas las operaciones que abarca el proceso.
- Una lista de los recursos y herramientas que utiliza.
- La cantidad de trabajadores involucrados en el área.
- Los impactos operativos, financieros, legales y regulatorios del proceso.
Análisis y elaboración de planes de contingencia
Esta es la etapa más importante en la creación de una evaluación de impacto, ya que durante ella se analizan todos los datos recopilados. Para cada proceso analizado, el equipo debe responder tres preguntas esenciales:
- ¿Cuáles son los procesos de mayor relevancia para la empresa?
- ¿Cuáles son los recursos mínimos necesarios para que los procesos funcionen normalmente?
- En caso de interrupción, ¿Cuánto tiempo se tomaría poner el proceso nuevamente en funcionamiento?
Al conocer exactamente estos tres puntos, podemos asignar prioridades y crear planes de contingencia para cada uno de ellos según su impacto en las operaciones.
Implementación
Una vez que hemos analizado los datos y creado los planes de contingencia para cada proceso, presentamos nuestras recomendaciones a la organización. De ahí en adelante, la directiva de la empresa comenzará a implementar cada plan según la prioridad asignada a los procesos analizados.
Algunos de los planes pueden ser implementados rápidamente por su sencillez o bajo costo. Sin embargo, otros pueden requerir de una inversión y tardar un poco más en ponerse en marcha.
Protege tu empresa con un análisis de impacto
Ahora que conoces la importancia de un análisis de impacto, no esperes más para poner en marcha la evaluación de los procesos de tu empresa. De esta forma, estarás protegido y garantizarás la continuidad de tu negocio en caso de que ocurran eventos indeseados que interrumpan tus operaciones.
